POLÍTICA INTERNA DEL
SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN
INTRODUCCIÓN, OBJETO Y APLICACIÓN
Esta política es de aplicación al Consejo de la Juventud de Castilla y León con CIF V-47.044.789 y domicilio social en calle chalets, nº 1, 34004 Palencia y tiene como objetivo establecer un canal interno para la denuncia de posibles infracciones normativas, infracción de políticas internas y/o éticas y establecer un régimen de protección al informante , en cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
Este Sistema es un mecanismo que permite a los empleados de la empresa, y otras partes interesadas, denunciar cualquier tipo de conducta ilegal o contraria a nuestros valores y principios éticos, sin temor a represalias fortaleciendo la cultura de la información, de las infraestructuras de integridad de las organizaciones y el fomento de la cultura de la información o comunicación como mecanismo para prevenir y detectar amenazas al interés público. De esta manera, se busca promover una cultura de transparencia, integridad y responsabilidad en nuestra organización, al mismo tiempo que se protege a aquellos empleados que deciden hacer una denuncia de buena fe.
Sistema interno de información
El Sistema interno de información es el cauce preferente para informar sobre las acciones u omisiones previstas siempre que se pueda tratar de manera efectiva la infracción y si el denunciante considera que no hay riesgo de represalias.
El Sistema interno de información está a cargo del Responsable del sistema interno, y cuenta con diversos gestores según el ámbito de la información recibida.
El responsable del sistema se ocupará de:
• Recepción, registro y gestión de las denuncias recibidas a través del Sistema interno de información.
• Designación de la persona o equipo encargado de la investigación de las denuncias recibidas.
• Aseguramiento de la protección de los denunciantes y la confidencialidad de las denuncias recibidas.
• Evaluación de la veracidad y credibilidad de las denuncias recibidas.
• Toma de decisiones sobre las medidas adecuadas en función de los resultados de la investigación.
• Seguimiento y revisión periódica del proceso de gestión de denuncias y de la política interna de la empresa.
• Elaboración de informes y recomendaciones para la alta dirección sobre las denuncias recibidas y las medidas adoptadas.
Los informantes dentro del ámbito de aplicación de la ley pueden realizar sus denuncias a través de los siguientes medios:
• Enlace al Sistema interno de información: Pincha Aquí
• Código QR:
• A solicitud de la persona informante, mediante petición dirigida al Responsable del Sistema, podrá realizarse la comunicación mediante una reunión presencial solicitándolo vía e-mail en: cjcyl@cjcyl.es
SUJETOS DENUNCIANTES – INFORMANTES
El Sistema interno de información podrá ser utilizado por:
Las personas que tengan la condición de empleados o trabajadores por cuenta ajena.
Los autónomos colaboradores (freelance).
Los accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de la empresa, incluidos los miembros no ejecutivos
Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.
Informantes que comuniquen o revelen públicamente información sobre infracciones obtenida en el marco de una relación laboral o estatutaria ya finalizada, voluntarios, becarios, trabajadores en periodos de formación con independencia de que perciban o no una remuneración, así como a aquellos cuya relación laboral todavía no haya comenzado, en los casos en que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual.
Es importante destacar que las denuncias realizadas a través del Sistema interno de información deben ser de buena fe, es decir, deben estar respaldadas por evidencia y hechos concretos.
HECHOS DENUNCIABLES
El canal será únicamente utilizado para advertir a la empresa de los siguientes aspectos:
Cualesquiera acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea siempre que:
1.º Entren dentro del ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea enumerados en el anexo de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, con independencia de la calificación que de las mismas realice el ordenamiento jurídico interno;
2.º Afecten a los intereses financieros de la Unión Europea tal y como se contemplan en el artículo 325 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE); o
3.º Incidan en el mercado interior, tal y como se contempla en el artículo 26, apartado 2 del TFUE, incluidas las infracciones de las normas de la Unión Europea en materia de competencia y ayudas otorgadas por los Estados, así como las infracciones relativas al mercado interior en relación con los actos que infrinjan las normas del impuesto sobre sociedades o con prácticas cuya finalidad sea obtener una ventaja fiscal que desvirtúe el objeto o la finalidad de la legislación aplicable al impuesto sobre sociedades.
Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave*.
*En todo caso, se entenderán comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social
La persona informante deberá facilitar como mínimo, la referencia al ámbito subjetivo de la infracción (materia o normativa infringida: Derecho de la Unión Europea; infracción penal; o infracción administrativa); y una descripción de los hechos objeto de comunicación (información relevante sobre lo ocurrido), lo más detallada posible, adjuntando la documentación de la que pudiera disponer, en su caso.
De igual manera puede facilitar su nombre y apellidos, y un teléfono de contacto, si no optase por realizar esta comunicación de forma anónima.
Si conociese la identidad de la persona responsable de la irregularidad comunicada, o hubiera puesto en conocimiento estos hechos a otro órgano o entidad a través de algún canal externo, también podrá facilitar estas informaciones.
PROCEDIMIENTO DE DENUNCIA
La entidad se compromete a investigar todas las comunicaciones de posibles infracciones o incumplimientos que se reciban a través del Sistema interno de información dentro del ámbito de aplicación de esta norma.
La entidad designará a una persona o equipo como responsable del sistema de información como encargado de la recepción, registro y gestión de las comunicaciones recibidas a través del Sistema interno de información.
El Responsable del Sistema desarrollará sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de la entidad u organismo, no podrá recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio, y dispondrá de todos los medios personales y materiales necesarios para llevarlas a cabo.
Se investigarán todas las comunicaciones de manera imparcial y confidencial y se tomarán medidas adecuadas en función de los resultados de la investigación destinadas a la protección del informante.
La empresa se compromete a informar al denunciante sobre el estado de la investigación y de las medidas adoptadas, siempre que sea posible y sin comprometer la confidencialidad y protección del denunciante pudiendo solicitar información adicional a los hechos comunicados a través del Sistema interno de información.
A solicitud del informante, también podrá presentarse mediante una reunión presencial dentro del plazo máximo de siete días para realizar una comunicación. Dicha reunión será grabada en los términos establecidos en la ley. Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo a la normativa sobre protección de datos, se ofrecerá al informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.
Además, la empresa se compromete a realizar un seguimiento de todas las comunicaciones recibidas y las medidas adoptadas para garantizar la efectividad de esta política y mejorar continuamente el proceso.
Las comunicaciones a través del sistema de información podrán ser anónimas.
Las comunicaciones recibidas serán aceptadas en el plazo máximo de 7 días y gestionadas durante el plazo máximo de 3 meses salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, éste podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.
Se remitirá al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cualquier información cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito. En el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.
Existen distintos canales externos a los que pueden acudir los trabajadores para informar de irregularidades de las previstas en el artículo 2 de la Ley 2/2023. Sin embargo, la protección prevista en dicha norma solo tiene lugar cuando se acude a los canales internos de los organismos o entidades o a los canales externos previstos expresamente en la Ley.
La Ley 2/2023 establece en su artículo 35.4 que las personas que informen ante las instituciones, órganos u organismos pertinentes de la Unión Europea infracciones que entren en el ámbito de aplicación de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, tendrán derecho a protección con arreglo a lo dispuesto en esta ley en las mismas condiciones que una persona que haya informado por canales externos.
Canales Estatales:
Estatales:
Autoridad Independiente de Protección al Informante
Servicio Nacional de Coordinación Antifraude
Fiscalía contra la Corrupción y la Criminalidad Organizada
Policía Nacional
Servicio Nacional de Coordinación Antifraude. IGAE
Trámite de denuncia nacional en materia de defensa de la competencia
Trámite de denuncia ante la Inspección de Trabajo
Trámite de denuncia nacional en materia tributaria
Canales Autonómicos:
Oficina Antifrau de Catalunya
Oficina de Prevención y Lucha contra la Corrupción de la Islas Baleares
Oficina Andaluza contra el Fraude y la Corrupción
Oficina de Buenas Prácticas y Anticorrupción de Navarra
Agencia Valenciana Antifraude
Autoridad Independiente en materia de corrupción de Castilla y León
Consejo de transparencia Castilla La Mancha
Autoridad Gallega de Protección de la Persona del Informante
Consejo de Transparencia y Protección de Datos de la Comunidad de Madrid
Canales Europeos
Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF):
Es posible dirigirse a la OLAF por medio de los siguientes canales:
Por carta a: Comisión Europea, Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF), Investigaciones y Operaciones B-1049 Bruselas, Bélgica.
Por correo electrónico a: OLAF-COURRIER@ec.europa.eu.
Por medio de las líneas de teléfono gratuito: http://ec.europa.eu/anti-fraud
Canal de denuncia ante la Fiscalía Europea por delitos que afecten a intereses financieros de la UE
De forma particular, existen canales específicos en ámbitos concretos previstos en la parte II del anexo de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019. Entre ellos se pueden citar:
Servicios, productos y mercados financieros y prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo.
· SEPBLAC
· Banco de España
· Comisión Nacional del Mercado de Valores
Seguridad del transporte (aviación civil y trabajo marítimo).
Buzón inspección transportes
Para informaciones sobre fraude, corrupción o cualquier otra actividad ilegal que afecte a fondos europeos se puede emplear el canal del Servicio Nacional de Coordinación Antifraude (SNCA)
Para infracciones de la Ley 15/2007, de 3 de julio, de Defensa de la Competencia, se puede emplear el Canal de informantes Anónimos de Competencia (SICA).
· Canal de informantes Anónimos de Competencia (SICA)
PROTECCIÓN DE LOS INFORMANTES
La empresa se compromete a proteger a las personas que informen sobre infracciones o incumplimientos, de acuerdo con la Ley 2/2023.
Las personas que comuniquen o revelen infracciones tendrán derecho a protección frente a represalias siempre que concurran las circunstancias siguientes:
Tengan motivos razonables para pensar que la información referida es veraz en el momento de la comunicación o revelación, aun cuando no aporten pruebas concluyentes, y que la citada información entra dentro del ámbito de aplicación de la ley.
La comunicación o revelación se haya realizado conforme a los requerimientos previstos en la ley.
Se prohíben expresamente los actos constitutivos de represalia, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia contra las personas que presenten una comunicación conforme a lo previsto en la ley.
Se entiende por represalia cualesquier acto u omisión que esté prohibido por la ley, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que la sufre en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública.
A título enunciativo, se consideran represalias las que se adopten en forma de:
a) Suspensión del contrato de trabajo, despido o extinción de la relación laboral o estatutaria, incluyendo la no renovación o la terminación anticipada de un contrato de trabajo temporal una vez superado el período de prueba, o terminación anticipada o anulación de contratos de bienes o servicios, imposición de cualquier medida disciplinaria, degradación o denegación de ascensos y cualquier otra modificación sustancial de las condiciones de trabajo y la no conversión de un contrato de trabajo temporal en uno indefinido, en caso de que el trabajador tuviera expectativas legítimas de que se le ofrecería un trabajo indefinido; salvo que estas medidas se llevaran a cabo dentro del ejercicio regular del poder de dirección al amparo de la legislación laboral o reguladora del estatuto del empleado público correspondiente, por circunstancias, hechos o infracciones acreditadas, y ajenas a la presentación de la comunicación.
b) Daños, incluidos los de carácter reputacional o pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo.
c) Evaluación o referencias negativas respecto al desempeño laboral o profesional.
d) Inclusión en listas negras o difusión de información en un determinado ámbito sectorial, que dificulten o impidan el acceso al empleo o la contratación de obras o servicios.
e) Denegación o anulación de una licencia o permiso.
f) Denegación de formación.
g) Discriminación, o trato desfavorable o injusto.
La persona que viera lesionados sus derechos por causa de su comunicación o revelación una vez transcurrido el plazo de dos años, podrá solicitar la protección de la autoridad competente que, excepcionalmente y de forma justificada, podrá extender el período de protección, previa audiencia de las personas u órganos que pudieran verse afectados. La denegación de la extensión del período de protección deberá estar motivada.
Los actos administrativos que tengan por objeto impedir o dificultar la presentación de comunicaciones y revelaciones, así como los que constituyan represalia o causen discriminación tras la presentación de aquellas al amparo de esta ley, serán nulos de pleno derecho y darán lugar, en su caso, a medidas correctoras disciplinarias o de responsabilidad, pudiendo incluir la correspondiente indemnización de daños y perjuicios al perjudicado.
Durante la tramitación del expediente las personas afectadas por la comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa y al derecho de acceso al expediente en los términos regulados en esta ley, así como a la misma protección establecida para los informantes, preservándose su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento
La Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I. podrá, en el marco de los procedimientos sancionadores que instruya, adoptar medidas provisionales en los términos establecidos en el artículo 56 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas
Quedan expresamente excluidos de la protección prevista en la ley aquellas personas que comuniquen o revelen:
Informaciones contenidas en comunicaciones que hayan sido inadmitidas por algún Sistema interno de información o por alguna de las causas previstas en la ley.
Informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente al informante y a las personas a las que se refiera la comunicación o revelación.
Informaciones que ya estén completamente disponibles para el público o que constituyan meros rumores.
Informaciones que se refieran a acciones u omisiones no comprendidas en el ámbito de la ley.
CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS
Los datos personales objeto de tratamiento, los documentos aportados y cualesquiera otra información facilitada en la denuncia que contenga información personal, serán tratados de manera confidencial por los responsables del Sistema interno de información con la finalidad de cumplir con la obligación de investigar y gestionar la denuncia presentada así como para dar cumplimiento a las obligaciones legales establecidas en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
No se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica o, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida.
El tratamiento de datos personales será realizado velando por el cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción , del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y de la la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales.
El acceso a los datos personales contenidos en el sistema de información interno quedará limitado a:
a) El Responsable del Sistema y a quien lo gestione directamente.
b) El responsable de Recursos humanos o el órgano competente debidamente designado, solo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un trabajador.
c) El responsable de los servicios jurídicos de la entidad u organismo, si procediera la adopción de medidas legales en relación con los hechos relatados en la comunicación.
d) Los encargados del tratamiento que eventualmente se designen.
e) El delegado de protección de datos.
Los datos podrán ser puestos en conocimiento del Departamento Legal, Abogados, Órganos Judiciales y Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado en caso de que algunA de las informaciones recibidas fueran susceptibles de ser consideradas delito o infracción legal de algún tipo.
Base legal del tratamiento: El tratamiento de datos personales, en los supuestos de comunicación internos, se entenderá lícito en virtud de lo que disponen los artículos 6.1.c) del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, 8 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, y 11 de la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, cuando, de acuerdo a lo establecido en los artículos 10 y 13 de la ley, sea obligatorio disponer de un sistema interno de información. Si no fuese obligatorio, el tratamiento se presumirá amparado en el artículo 6.1.e) del citado reglamento. El tratamiento de datos personales en los supuestos de canales de comunicación externos se entenderá lícito en virtud de lo que disponen los artículos 6.1.c) del Reglamento (UE) 2016/679, 8 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, y 11 de la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo.
Derechos del interesado: acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición, de manera gratuita mediante correo electrónico a: cjcyl@cjcyl.es, en los casos legalmente previstos.
Conservación: Los datos se conservarán por el plazo legal establecido para la tramitación del expediente (3 meses) y por el tiempo necesario para el ejercicio de acciones legales o si fuese necesario dejar evidencia de la gestión del canal. El interesado tiene derecho a su vez a presentar una reclamación a la AEPD en www.aepd.es para solicitar la tutela de sus derechos.
COMUNICACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN
La entidad llevará a cabo capacitaciones periódicas y campañas de sensibilización para fomentar una cultura de integridad y transparencia, y para informar a los empleados y otras partes interesadas sobre el Sistema interno de información.
La entidad también proporcionará información sobre los derechos y protecciones que se ofrecen a los denunciantes en virtud de la Ley 2/2023.
La Entidad se compromete a difundir esta política a todos los empleados y partes interesadas, y a actualizarla regularmente para garantizar su conformidad con las leyes y regulaciones aplicables.